Was können wir für Sie tun?
Lösungen für Weiterbildungsanbieter, Trainer und Berater.
Lösungen für Weiterbildungsanbieter, Trainer und Berater.
Die Arbeitswelt verändert sich rasant. Und mit ihr verändert sich die Art des Lernens- die Methoden der Fort- und Weiiterbildung. Nach allen Umbrüchen und Veränderungen der letzen Jahre ist noch unklar, wie sich der Weiterbildungsmarkt entwickelt, sicher ist aber schon jetzt: Lernen wird digitaler, interaktiver, fragmentierter, indivudueller, multimedialer. Unternehmen suchen andere Modelle, angepasste Methoden, schnellere und flexiblere Lösungen für ihre Personalentwicklung. Bildungsforscher prognostizieren einen drastischen Wandel in Bedarf und Angebotsformaten. Was wird sich verändern?
Es ist wohl keine Zeitenwende, sicher aber werden sich in Unternehmen, Organisationen, in Kommunikation, in Lebens und Arbeitswelten schon begonnene Trends und Entwicklungen beschleunigen.
Einige Wochen im Home-Office haben gezeigt, wie digitale Arbeit in der Praxis aussieht, welche Vor und Nachteile sie hat, was geht und was nicht. Die Notwendigkeit digitalen Arbeitens hat beschleunigt und strategische Management Entscheidungen wurden einfach einmal links überholt. Fragen nach Digitalisierung, Agilität, IT- gestützten Prozessen werden nach dieser Zeit wahrscheinlich anders beantwortet werden als früher. Aber sicher werden jetzt auch andere Fragen an Bildungsanbeiter gestellt werden. Vor allem an solche, die für Unternehmen, Organisations und Personalentwickung tätig sind.
Eine Befragung des Beratungs und Trainingsunternehmens KKAG aus Andernach unter 250 Unternehmen lässt vermuten, dass Personalentwickler neben operativer Bewältigung der Krisenfolgen jetzt daran denken, wie Angebote in Zukunft gestaltet sein müssten. Neue Bedarfe aus neuen Themenstellungen, aber auch Online-Lösungen und Selbstlern-Optionen stehen auf der Agenda.
Etablierte Digitalanbieter haben hierfür erprobte Antworten. Nicht zuletzt deshalb rechnen sie damit, zukünftig häufiger gefragt zu werden. Das private mmb Instituts forscht unter anderem für Stiftungen, Bundesländer und Ministerien. Das Institut befragte Anbieter digitaler Lernprodukte zu möglichen Auswirkungen der Krise auf das zukünftige Geschäft. Auch wenn vielleicht ein wenig zu offensiv - die Branche rüstet sich offenbar für die Zukunft und geht davon aus, dass viele Unternehmen jetzt das Neuland E-Learning betreten wollen und dass sie dafür Beratung und technische Unterstützung brauchen werden.
mmb Geschäftsführer Dr. Ulrich Schmid verdichtet die Perspektive des Bildungssektors in und nach der Corona-Krise gleich noch in 10 prägnanten Thesen:
Ob und wenn ja, wie schnell sich der digitale Wandel zeigen wird bleibt offen. Ebenso, wie vollständig disruptiv, also zerstörend die Veränderung am Ende sein wird – also ob das klassische bekannte Methodenset in Aus und Weiterbildung damit gänzlich Geschichte werden wird. Die hier formulierten Entwicklungen und damit verbundenen Herausforderungen stehen sicher an.
Lehrende, Trainer, Berater, Coachs werden sich entwickeln müssen, die Technik wird nicht mehr bestimmen sondern unterstützen, digitale und analoge Konzepte bilden Synergien. Diese Entwicklungen zu verstehen, zu organisieren, passende Produkte anbieten zu können - wird zu einer wichtigen neuen Kompetenz der Kompetenzträger im Weiterbildungsbereich.
62% der deutschen Bevölkerung nutzen YouTube mindestens gelegentlich gezielt als Suchmaschine zu Fragestellungen und Themen, die sie gerade interessieren (Studie: Koch & Beisch, 2020). Menschen informieren sich zunehmend über Bewegtbild-Inhalte, lassen sich Dinge erklären, suchen sich Spezialisten auf Tutorial-Kanälen. Die Möglichkeit der gezielten Suche nach passenden (Lern-) Inhalten für aktuelle Herausforderungen zeigt wie neue, nachhaltige Formate für die zukünftigen Anforderungen an die Weiterbildungsbranche aussehen könnten. In welche Richtung auch immer es gehen wird, als Unternehmen, professioneller Bildungsanbieter, Trainer oder Berater wird es höchste Zeit die digitale Praxis zum Standard zu erklären (was übringens nicht heißt, das firmeneigene Intranet mit Erklärvideos zu füllen).
Sie wollen...
...Chancen für den Markt digitalen Lernens erruieren
...den Change zu E- und Blended-Learning schaffen
...Inhalte und Konzepte digital anbieten und vermarkten
...Tools und Methoden für digitales Training kennen lernen.
Sie wollen...
...sich zukunftssicher machen.
...Ihre Kompetenz in digitale Lernformen übertragen.
...verstehen, was geht und wie es geht.
...wissen, wie der Weg von analog zu digital aussehen kann.
Als Organisationsberater, Trainer und Coaches haben wir große und mittelständische Unternehmen begleitet-, als Medenprofis, langjährige Digital-Akteure und Lernexperten verstehen wir Didaktik, Technik und den Markt. Dieses Know How packen wir in unser Angebot. Einen Teil dieser Leistungen sehen Sie hier, der andere Teil liegt bei Ihnen. Wir glauben dass wirklich kreative Leistung und das daraus resultierende optimale Ergebnis im Zusammenspiel entsteht.
Für Weiterbildungsanbieter, Akademien, Trainingsinstitute bieten wir
Change it: Strategie und Konzepte für den digitalen Transfer
Wie kommen Sie schnell "ans Netz"?
Wie schaffen Sie funktionale Prozesse für digitale Angebote?
Wie verbindet man bestehende- mit neuen Konzepten?
Wie könnten Vermarktungsmodelle für digitale Produkte aussehen?
Train the Trainer
Wie machen Sie ihre Trainer und Mitarbeiter digital-fit?
Wie werden Trainer zu Produktentwicklern?
Wie werden Autorenleistungen vergütet?
(Urheberrechtssichere Sharing-Modelle )
Homebase
Digitale Infrastruktur: Basic zum Einstieg in Digital Delivery
Flexible, modulare Plattform unter Ihrem Namen für Ihre digitalen Formate
Für Berater, Trainer, Dozenten und Coachs bieten wir
Basis-Modul: Grundlagen für digitale Traininigs
Kompakt, digital, persönlich und praxisorientiert
Essentials zu E-Learning, digitaler Didaktik, Webinaren und mehr
Screen-Modul
Kamera, Stimm und Mikrofon-Training für digitale Auftritte
Hybrid-Modul
Tutorial zur Entwicklung ditital-analoger Formate
Inkl.Online-Tool (NavigEtor)
Pimp your Training
Der schnelle Weg zu attraktiven Content.
Homebase
Lernplattform zur Platzierung digitaler Inhalte unter Ihrem Namen
Content-Werkstatt
Ihr digitales Angebot im Auftrag erstellt
(Präsentationen, Animationen, Erklärfilme, Videos, Interaktives,..)
Das Starter-Paket für Ihren Einstieg in digitales Lernen, Beraten und Coaching und zur Professionalisierung Ihrer Praxis. In 4 Modulen erfahren und üben Sie alles, was Sie für souveränen Umgang mit Content, Video, Webinar und Co brauchen. Alle Themen und Inhalte erreichen Sie digital in Live-Sessions, Videos und als Download-Material auf unserer Plattform.
Sie haben als Trainer oder als Weiterbildungsinstitut Themen in einfacher Form als Videoformat platzieren. Auf Videoplattformen, in sozialen Netzwerken oder in Ihrem Lernmanagement-System?
Die einfachste Möglichkeit hierfür ist ein Webcast, also eine die kommentierte Präsentaion eines Referenten als Aufzeichnung. Doch Webcast ist nicht gleich Webcast. Wichtig ist der Inhalt, die Dramaturgie, ein professioneller Kameraauftritt und ein wirkungsvoller Schnitt. Wir unterstützen Sie dabei - die folgende Animation zeigt, wie.
Videos können zum Beispiel
gestreamt werden
Als Trainer oder Berater arbeiten Sie mit gut funktionierenden Konzepten, Programmen und Materialien. Sie wollen diese jetzt (ganz oder teilweise) in die digtale Welt bringen-, digital präsentieren oder verfügbar machen. Der inzwischen häufigste - leider aber oft wirkungslose- Weg dafür ist die "Power-Point-im-Webinar-Methode". Die Alternative: Der richtige Kanal für den richtigen Inhalt und das gewünschte Ziel.
Der NavEgator hilft dabei!
Dieses Tool führt Sie Schritt für Schritt durch einen Entscheidungs- und Konzeptionsprozess an dessen Ende ihr neues Produkt, Ihr neues Training, Ihr neues hybrides Angebot steht.
Einen kleinen Ausschnitt finden Sie hier. Gerne stellen wir Ihnen auf Anfrage einen kostenfreien Zugang zur Verfügung.
Gezielte Fragen für ein zielgerichtetes Konzept:
Hier ein Auszug aus dem Frage-geführten
Sie trainieren Inhouse, im Tagunshotel, in Trainingscenter, am Flipchart mit Powerpoint? Welcher Inhalt auch immer, welches Format auch immer - Sie möchten (oder müssen) Ihr Training "digitaler" machen. Natürlich könnten Sie Ihre Präsentation einfach in einem Webinar zeigen und "kommentieren", oder Sie extrahieren bestimmte Inhalte, erstellen daraus eine Textdatei, oder vielleicht sogar eine animierte Präsentation, die Sie Ihren Teilnehmern per Mail oder in einer Cloud zur Verfügung stellen. Ein digitales Konzept ist das (noch) nicht. Das entsteht, wenn Sie wissen, welcher Inhalt zu welchem Zeitpunkt auf welchem Weg zu Ihrem Teilnehmer kommt und wenn Sie dafür sinnvolle Maßgaben und Entscheidungskriterien haben. Digitale Kanäle gibt es - neben der genannten "klassischen" Web-Präsentation - viele:
und natürlich weiterhin auch das Webinar, das Präsenzseminar, der Workshop, das Coaching.
Was also wann und wie einsetzen? Ein Raster, eine Hilfestellung bieten Erkenntnisse und Maßstäbe klassischer Lern- udn Motivationsforschung. Sie orientieren sich meist an Fragen nach Lernzielen, Lernmotivation und aktivierenden, gehirngerechten Lernprozessen.
Diese Fragen stellt der NavEgator. Er stellt sie an Sie. Und er führt Sie damit durch einen Prozess der Entscheidungsfindung an dessen Ende ein grobes Konzept für eine neue, digitale oder hybride Version Ihres Trainings steht.
Das Vorgehen ist einfach und logisch. Es basiert auf wenigen Schritten:
Der NavEgator führt Sie durch diesen Prozess, stellt passende Fragen, macht Vorschläge, sortiert und organisiert das Ergebnis
Ihrer Denkarbeit und erstellt die Basis für Ihr Konzept. Dieses laden Sie sich als PDF oder Textdatei herunter.
Nach Abschluss werden alle Daten gelöscht. Das System speichert in der offenen Version keinerlei Inhalte oder persönliche Daten.
Einen ersten Eindruck erhalten Sie mit einer Testversion.
Virtuelle Meetings – inzwischen sind sie zur Normalität geworden. Zoom, Teams, Skype, Webex und Konsorten finden sich auf jedem gut sortierten Desktop. Ein Klick und man ist „drin“. In der Praxis beginnen jetzt oft die Probleme. Die lösen heitere Reaktionen aus ( „Hört ihr mich?, „Wo muss ich drauf drücken?“, „Könnt ihr mich sehen?“), oft aber auch ermüdende und frustrierende Effekte. Webkonferenz ist nicht gleich Webkonferenz. Als Einladender, Organisator oder Verantwortlicher können Sie einiges richtig-, vieles auch falsch machen.
Hier einige Empfehlungen für zielgerichtete, erfolgreiche, ergebnissichere Meetings im virtuellen Raum.
1. My home is my castle: Fühlen Sie sich in Ihrer Software zuhause!
Anfänglich manchmal ja ganz nett (siehe oben), im Wiederholungsfall aber meist ärgerlich und unprofessionell: Der Kampf mit der Technik. Nichts ist unangenehmer, als unvorhergesehene Ereignisse, die aus dem Konzept reißen: Die Präsentation ist verschwunden, Bild- und Tonaussetzer entstehen, das Video steht still, der Ton ist weg. Gut wenn Sie solche Probleme kennen und schnell reagieren können. Häufig ist der Fehler anwenderbedingt. Machen Sie mit „Ihrer“ Software ein ausführliches Training – am Besten in Form einer Probesession mit einem Kollegen (oder Ihrem Partner, Ihrer Partnerin) und spielen Sie verschiedene Szenarien durch. Wichtig: Lernen Sie die Funktion jedes Buttons, jedes Tools in Ihrer Software kennen. Alternativ: Richten Sie Ihr Meeting als administriertes Treffen ein und holen Sie sich einen virtuellen Begleiter an Ihre Seite, der die technische Seite im Griff behält.
2. Meet and greet: Ein guter Start ist Gold wert
Gerade dann, wenn Thema, Hintergrund oder Zusammensetzung des Meetings Ihre Teilnehmer nicht zu Jubelstürmen hinreißen, ist ein motivierender Start essenziell. Falls die Beteiligten keine-, oder wenig Erfahrung in virtuellen Konferenzen haben, erläutern Sie zu Anfang kurz die Technik und die Möglichkeiten, die es gibt: Ton ein und aus, Chat, Meldemöglichkeiten, Freigabe des Bildschirms usw. Wenn Sie beabsichtigen, nach Ende der Konferenz Informationen nachzuliefern, eine Aufzeichnung bereitzustellen oder bei Bedarf ein weiteres Meeting einzuberufen, so teilen Sie das gleich hier zu Beginn mit. Vergessen Sie außerdem nicht, einen groben Fahrplan und den Zeitrahmen für das Meeting zu nennen. Ganz besonders wichtig: Benennen Sie das Ziel und das gewünschte Ergebnis des Treffens.
3. Wartezeit überbrücken
Die meisten Teilnehmer kommen bereits wenige Minuten vor Meeting-Beginn in die Konferenz. Viele Systeme beinhalten einen sogenannten „Warteraum“ in dem ankommende Teilnehmer gewissermaßen „geparkt“ werden. Das ermöglicht es dem Konferenz-Host abzuwarten bis alle (oder zumindest die meisten) Teilnehmer eingetroffen sind. Das Meeting startet, wenn alle Teilnehmer „eingetroffen“ sind und er Host den Konferenzraum öffnet. Für Teilnehmer, die frühzeitig und pünktlich eingetroffen sind, ist das nicht unbedingt optimal: Sie starren minutenlang auf einen inhaltslosen Bildschirm, vor allem dann, wenn sie technisch nicht so versiert sind sich zwischenzeitlich anderweitig zu beschäftigen wissen. Besser also, den Raum früher zu eröffnen um diese Wartezeit zu überbrücken. Es empfiehlt sich, kleine Gimmicks zu nutzen, die die Teilnehmer bei Laune halten. Das geht über die persönliche Begrüßung (per Chat oder VoIP), ein wenig Musik im Hintergrund, kleine Countdowns, oder, noch besser, erste inhaltliche Vorbereitungen. So kann in dieser Zeit zum Beispiel mit einer digitalen Umfrage (spezielle Tools finden Sie im Netz) oder einer ersten offenen Frage zu den Erwartungen schon zum Thema geführt werden. Möglich ist das auch über ein „offenes Whiteboard“ das für alle ankommenden Teilnehmern frei geschaltet wird. Die Ergebnisse bleiben gespeichert und können später ggf. nochmals aufgerufen werden können. Zum Beispiel am Ende des Meetings in einem Review auf die Ergebnisse. Wenn Sie etwas allgemeiner einsteigen wollen und eine größere, noch unbekannte Gruppe im Meeting empfangen, kann zum Beispiel auch gefragt werden, aus welcher Stadt die Teilnehmer kommen. Gut geeignet dafür: Eine offene interaktive Landkarte auf die die Teilnehmer einen Pin für Ihren Standort „stecken“ können.
4. Nutzen Sie verschiedene Medien und Methoden
Die meisten Meeting laufen nach dem gleichen Prinzip ab: Es werden (oft lange) Powerpoint-Vorträge gehalten, anschließend gibt es bestenfalls eine Diskussionsrunde oder die Frage nach offenen Punkten. Erweitern Sie Darstellung und Diskussion. Nutzen Sie Ihre Webcam aktiv, halten Sie Dinge davor, zeigen Sie auch einmal ein Papier oder ein Produkt, oder drehen Sie die Cam und stellen sich für ein paar Minuten vor ein Flipchart oder ein Whiteboard im Hintergrund um dort etwas zu erläutern (bitte vorher testen). Geben Sie den Teilnehmern die Möglichkeit, an den von Ihnen gezeigten Inhalten (Präsentationen, Dokumenten etc) selbst aktiv zu werden. Schalten Sie Ihre Präsentation für Annotationen frei und ermöglichen Sie, dass Teilnehmer Texte, Hinweise, Ergänzungen zufügen. Integrieren Sie Whiteboards, um Sachverhalte live zu visualisieren. Auch wenn das, im Gegensatz zu vorbereiteten Präsentationen, nicht perfekt aussieht, unterstreicht es Natürlichkeit, den Live-Charakter der Präsentation und die Authentizität des Präsentators.
6. Werden Sie interaktiv!
Was für Präsenz-Meetings gilt, ist für virtuelle noch viel wichtiger: Beteiligung. Sie kennen das: Man trifft sich, ein wenig Small talk zu Beginn, dann beginnt die Präsentation und schon bald beginnen die ersten ihre Smartphones zu zücken, den Laptop zu öffnen, kurzum: sich mit interessanterem zu beschäftigen. Auf Distanz, am heimischen Schreibtisch und unbebachtet steigt die Wahrscheinlichkeit solcher Ablenkung exponentiell. Schnell mal eine Mail beantworten, nebenbei das dringende Dokument zu Ende bearbeiten, ein wenig im Netz surfen- so lassen sich langweilige Netz-Meetings „gut überstehen“.
Als Moderator sollten Sie auf Effektivität und Sinnhaftigkeit eines Meetings achten und dies so weit wie möglich auch untestützen. Dazu gibt es verschiedene Methoden: Stellen Sie vorab sicher, dass die richtigen Beteiligten eingeladen sind, dass alle wichtigen Informationen vorliegen und vorbereitet- und die Ziele des Meetings klar sind. „Holen Sie (wenn die Anzahl der Teilnehmer dies zulässt) jeden aktiv ins Gespräch. Fragen Sie gezielt einzelne nach ihrer Einschätzung, lassen Sie Teilnehmer (ggf auch nur kleine) Parts vorbereiten und präsentieren, machen Sie immer mal wieder ein Zwischenresümee in Form einer mündlichen Abfrage oder mit einem technischen Tool zur Abstimmung (bei größeren Gruppen zum Beispiel mit Mentimeter). Ebenfalls bietet sich an, die Teilnehmer zu Zwischenfragen zu bewegen – entweder über Abstimmungen (vorher ankündigen!) oder über Wortmeldungen via Headset.
7. Keine Überraschungen von außen
Ihr Screen ist Ihre Arbeitsplattform. In virtuellen Konferenzen wird er aber auch zum Meetingraum. Update- oder Mailbenachrichtigungen ploppen auf. Programme laufen im Hintergrund und verlangsamen das System- alles potentielle Quellen, die ein Meeting stören- und neben Erheiterung manchmal auch zu Unverständnis führen. Weg damit! Schließen Sie alle Programme, laden Sie nur das (vorab), was Sie im Meeting brauchen werden, packen Sie Dokumente, die vielleicht wichtig werden könnten schon einmal in einen Ordner auf den Sie schnell zugreifen können.
8. Halten Sie den Bildschirm sauber!
Ob vorab geplant oder spontan entschieden: Screensharing ist das essenzielle Element in Web-Meetings. Aber nichts ist peinlicher als ein freigegebener Bildschirm auf dem Firmeninterna oder Privates zu sehen ist. Ordner, Dokumente, Notizen, aber auch der Bildschirmhintergrund selbst, der gerne mal ein Familienfoto oder die Lieblingskarikatur des Besitzers zeigt. Diesem selbst ist das oft gar nicht mehr bewusst, externe „Besucher“ bekommen einen oft überraschend schnellen Einblick in privates oder vertrauliches! Machen Sie also „Klar Schiff“. Deaktivieren Sie auch die Lesezeichen-Leiste Ihres Browsers, schließen Sie offene Tabs an denen Sie vorher gerarbeitet haben und - wenn Sie mit sehr außergewöhnlichen Farb- oder Layouteinstellungen in Ihrem System arbeiten – stellen Sie auch diese vorher um. Ein Tipp: Die meisten Betriebssysteme verfügen über Profileinstellungen für die Anzeige. Sie können also schnell zwischen verschiedenen Ansichten umstellen. Auch verschiedene Desktop-Ansichten sind wählbar. Zwei Klicks und Sie haben Sie einen weitgehend leeren Screen. Nach Ende des Meetings switchen Sie dann wieder auf Ihren gewohnten Arbeitsplatz inklusive aller Ordner und Dateien. Zum Schluss: Wenn Sie häufig virtuelle Meetings abhalten, bietet sich die Anschaffung eines zweiten Bildschirms an. Dieser ermöglicht Ihnen immer einen „sauberen Screen“ zu teilen.
9. Und hinten?
Vielleicht ist es Ihnen selbst schon aufgefallen: Der Hintergrund ist oft das Wichtigste. Nicht der des Inhalts, sondern der des Interiors. Wenn das Home zum Office wird, sind Einblicke ins Private Normalität. Mitunter offenbaren sie Erstaunliches über Kollegen und den Chef, oft lenken Sie aber auch nur ab oder irritieren. Checken Sie vor der Webkonferenz, was Ihre Teilnehmer – nicht zuletzt wenn es sich zum Beispiel um Kunden oder Geschäftspartner handelt – gleich über Sie „erfahren“ könnten indem Sie Ihren Webcam-Ausschnitt prüfen. Einige Videokonferenz-Programme bieten die Möglichkeit, einen virtuellen Hintergrund einzustellen, den realen Raumhintergrund also durch ein Bild (oder ein Video) zu ersetzen. Eine gute Möglichkeit die Raumatmosphäre digital zu verbessern, aber Vorsicht: Nicht jede vermeintliche Verschönerung ist eine Verbesserung. Geschmäcker sind bekanntlich verschieden und dass jeder Ihrer Meeting-Gäste die wedelnde Palme am Südseestrand hinter Ihnen attraktiv findet ist zu bezweifeln. Besser ist ein weitgehend neutraler Hintergrund. Im Netz finden Sie entsprechende Bilder.
10. Verzetteln Sie sich nicht!
Diskussionen und Wortbeiträge sind wunderbar. Planen Sie hierfür bewusst Timeslots ein und bleiben Sie hartnäckig, auch wenn auf Ihre Fragen hin vielleicht zunächst nicht viel zurückkommt. In virtuellen Meetings ist die Hürde zu einer Wortmeldung anfänglich immer höher. Führen Sie Dialoge, aber achten Sie auf die Dauer. Entweder binden Sie auch die anderen Teilnehmer mit ein oder begrenzen Sie das Gespräch: Niemand möchte sich ausschweifende Beiträge anhören, in denen die Protagonisten virtuell diskutieren.
11. Das Ende und der Anfang: Ein klarer Call-To-Action!
Das Meeting ist zu Ende- und nun? Lassen Sie Ihre Teilnehmer nicht darüber rätselraten. Fassen Sie die Ergebnisse noch einmal zusammen. Am besten anhand einer während des Meetings „mitgeführten“ Ergebnis- und To-do-Liste, die Sie zum Schluss noch einmal auflegen. Eindeutige Aufgaben, klare Entscheidungen und die Sammlung noch offener Punkte mit einer Perspektive, wann diese thematisiert werden, machen das Ergebnis „rund“. Wenn die Teilnehmerzahl es zulässt bietet sich zum Abschluss noch ein kurzes Feedback an: Eine Frage in die Runde über Zufriedenheit mit Verlauf, Inhalten und Ergebnis hilft, zukünftig Fehler oder Enttäuschungen zu vermeiden. Empfehlungen der Teilnehmer zu Verbesserungen können zum Start des nächsten Meetings in gleicher Runde gleich auch wiederholt und als Vorschlag zur Optimierung genutzt werden.
12. Gute Nachbereitung ist alles!
Vereinbaren Sie schon im Vorfeld und zu Beginn des Meetings, was danach geschieht. Wo werden welche Ergebnisse abgelegt, wer wird was verwalten oder fortführen. Vereinbaren und notieren Sie im Meeting bereits, in welcher Form Dokumente und Informationen geteilt oder weitergegeben werden. Stellen Sie Ergebnisse, Präsentationen und gemeinsam entwickelte Sheets zum Abruf bereit. Sollten Sie verhinderten Teilnehmern eine Aufzeichnung des Meetings zur Verfügung stellen wollen, bedenken Sie den zu veranschlagenden Zeitaufwand, den bedeutet, einen solchen Film anzusehen. Verringern Sie den Aufwand indem Sie mit der Aufzeichnung auch einen Hinweis geben, in welchen Kapiteln der Aufzeichnung (Timecode: Ab Minute…) wichtige Informationen zu finden sind.
1. Willkommen im Team: Achten Sie auf einen guten Start!Ein positiver Einstieg und die sinnvolle Hinführung zum Thema ist die halbe Miete.
2. Moderation und Entertainment: Halten Sie die Teilnehmer bei der Stange!
Überbrücken Sie Wartezeiten, schaffen Sie Interaktion, nutzen Sie Tools zur Meinungsabgabe
3. Medien und Methoden mischen: Nutzen sie das richtige Tool für das richtige Ergebnis!
Powerpoint-Präsentationen sind nicht alles. Skizzieren Sie auf einem digitalen oder realen Whiteboard, zeigen Sie Dinge vor der Kamera, schauen Sie gemeinsam einen Film,….
4. Interaktiv werden: Binden Sie Ihre Teilnehmer (ein)!
Digitale Settings bergen die Gefahr permanenter Ablenkung. Aktivieren Sie die Teilnehmer durch virtuelle Abstimmungen, Abfragen, gemeinsame Arbeit am Screen, puzzeln Sie mit ihnen,…
5. Sauber bleiben: Bieten Sie ihren Teilnehmern eine professionelle, aufgeräumte Atmosphäre.
Beim Screensharing wird Ihr Bildschirm zum Meetingraum. Halten Sie Desktop und Videohintergrund „sauber“ und sorgen Sie für störungsfreie Interaktion.
6. Nicht verzetteln: Dialog ist gut - zu ausführlicher Dialog ist nervtötend.
Suchen Sie die Interaktion mit den Teilnehmern Ihres Meetings, aber begrenzen Sie lange Dialoge.
7. Ende gut, alles gut: Sichern Sie Ergebnisse und schließen Sie positiv.
Die Zusammenfassung soll schriftlich, übersichtlich und mit konkreten Aufgabenbeschreibungen erfolgen
Was vor wenigen Wochen fast exotisch schien wird jetzt zum Alltag: Der Rückzug ins Home Office, Teamarbeit am Bildschirm. Schnell wurden und werden digitale Werkzeuge installiert und aktiviert. Sie bieten unterschiedlichste Features und Möglichkeiten. Videokonferenz ist nicht gleich Videokonferenz und tatsächlich sind für unterschiedlichste Anwendungsbereiche unterschiedlichste Tools denkbar.
Wir stellen hier einige Werkzeuge für Kollaboration, Kommunikation und Kreativität im virtuellen Team vor.
Grundsätzlich gelten für Auswahl und Einsatz einige Merkmale:
Das richtige Werkzeug für die jeweilige Aufgabe
Einfache und intuititive Handhabung
Daten- und Kommunikatonssicherheit auf Basis der betrieblichen Vorgaben
Gute Verfügbarkeit, gute technische Infrastruktur des Anbieters
Ohne Limits auch bei technisch schwächerer Aussatattung im Home-Office
Allgemeine Akzeptanz der Nutzer
Nachrichten-Apps
schließen die Lücke zwischen Telefon und E-Mail. Damit lassen sich Daten und Dokumente in Echtzeit austauschen und Präsenzinformationen anderer Teammitglieder auf einen Blick erkennen.
Projektmanagement-Anwendungen
bieten einen einfachen Weg, um Projekte, Aufgaben, Termine und Dokumente professionell zu verwalten und Arbeitsteams effizient zu organisieren.
Dokumente, Bilder und Dateien teilen
Verschiedene digitale Werkzeuge wie beispielsweise File-Sharing-Anwendungen dienen der Übertragung von Inhalten auf einen oder mehrere Computer. Manchmal wird lediglich die reine Bildschirmansicht (zum Beispiel in Form einer Präsentation) geteilt, bei anderen Anwendungen wie Microsoft Office 365 aus der Cloud können mehrere Beteiligte gleichzeitig Dateien oder Programme nutzen und bearbeiten.
Video- und Audio-Konferenzen
schaffen die Basis für eine effiziente und standortübergreifende Zusammenarbeit. Besprechungen können orts- und zeitunabhängig anberaumt und aufwendige Reisen reduziert werden.
Blogs und Wikis
machen gemeinschaftliches Wissen anderen systematisch zugänglich. Während virtuelle Projektteams in Blogs den aktuellen Stand ihrer Arbeit dokumentieren können, eignen sich Wikis für den Aufbau von Handbüchern, Glossaren oder die Erklärung wichtiger Unternehmensabläufe und -strukturen.
Digitale Mindmaps
helfen virtuellen Teams, ihre Ideen zeit- und ortsunabhängig zu sammeln und übersichtlich zu strukturieren. Die Dokumente lassen sich beliebig austauschen und gemeinsam bearbeiten.
Damit die Zusammenarbeit über mehrere Standorte hinweg reibungslos funktioniert, brauchen Teams digitale Werkzeuge: so genannte Collaboration Tools. Einige davon sind kostenlos zu haben, bei kostenpflichtigen Optionen gibt es in der Regel eine kostenfreie Testphase.
Die Übersicht
Für die Teamkommunikation: Slack
Slack ist ein Kommunikationsdienst für Teams. Das Chatprogramm dient als direkter Draht zwischen allen Mitarbeitern – ganz egal, von wo aus sie arbeiten. Es kann nicht nur unternehmensinterne E-Mails ersetzen, sondern ermöglicht auch unkomplizierte Absprachen in Teams oder zwischen zwei Kollegen, die sonst vielleicht Face-to-Face erfolgt wären.
In Slack lassen sich hierfür Chatkanäle anlegen, beispielsweise für Abteilungen oder Projektteams. Über die Suchfunktion kann man Infos aus älteren Unterhaltungen schnell finden – selbst dann, wenn man den Chatverlauf nicht verfolgt hat. Daneben haben auch Einzelpersonen in privaten Chats die Möglichkeit, Informationen, Links oder Dateien miteinander auszutauschen.
Auch Audio- und Video-Anrufe zwischen Teammitgliedern sind über Slack möglich.
Slack kann im Browser, auf iOS- oder Android-Geräten verwendet werden. Es lässt sich mit anderen Diensten wie Dropbox oder Google Drive verknüpfen.
Kosten: Es gibt eine kostenlose Variante mit einigen Einschränkungen. Die Standardversion kostet 6,25 Euro pro Monat.
Im impulse-Team kommt eine Alternative zu Slack zum Einsatz: die Open-Source-Lösung Rocket.Chat.
Für Videokonferenzen: Zoom
Mit Zoom sind Besprechungen auch dann möglich, wenn sich die Teilnehmer an verschiedenen Orten befinden: via Videokonferenz. In den Meetings ist es möglich, den Bildschirm mit anderen Teilnehmern zu teilen und ihnen so Präsentationen oder Dokumente zu zeigen. Die Videokonferenzen lassen sich außerdem aufzeichnen – das gibt verhinderten Kollegen die Möglichkeit, sich die Besprechung im Nachhinein anzuschauen. Eine Chatfunktion ermöglicht den diskreten Austausch zwischen zwei Meetingteilnehmern.
Gelobt wird Zoom vor allem für seine einfache intuitive Bedienbarkeit und für die gute Videoqualität.
Der Beitritt zu einer Videokonferenz in Zoom ist über den Zoom-Client oder über einen Link möglich. Daneben bietet Zoom Erweiterungen für gängige Browser und E-Mail-Clients und Mobile-Apps für Android und iOS. Einwählen kann man sich auch übers Telefon; dafür bietet Zoom in Deutschland lokale Nummern an.
Kosten: Die Basic-Version ist kostenlos, damit lassen sich allerdings nur Videokonferenzen bis 40 Minuten abhalten. Die Pro-Version kostet pro Moderator 13,99 Euro monatlich.
Fürs Aufgabenmanagement: Microsoft To Do
Mit Microsoft To Do werden To-do-Listen digital: Wie bei einer analogen To-do-Liste kann man Aufgaben untereinander auflisten; ist ein To-do erledigt, hakt man es ab. Der Vorteil gegenüber der Zettelwirtschaft: Jeder Eintrag lässt sich mit Notizen, Unteraufgaben und einer Deadline versehen, man kann Dateien anhängen und To-dos von einer Liste auf eine andere schieben. Eine Erinnerungsfunktion sorgt dafür, dass Deadlines nicht in Vergessenheit geraten.
Doch To Do kann noch mehr: Alle Listen lassen sich mit anderen teilen. Jeder, der zur Bearbeitung freigeschaltet ist, hat also immer einen Überblick darüber, was er als Nächstes zu tun hat und was die Kollegen erledigen müssen. So lassen sich Aufgaben auch aus der Ferne klar verteilen.
To Do funktioniert in allen gängigen Browsern auf Smartphones, Tablets und Computern. Außerdem gibt es Apps für Android und iOS und Windows 10.
Kosten: Microsoft To Do ist gratis.
Fürs Projektmanagement: Trello
Trello lässt sich ähnlich wie Microsoft To Do fürs Aufgabenmanagement nutzen. Daneben ist das Tool aber auch geeignet fürs Management einfacher Projekte. Wer macht was bis wann? Was ist als Nächstes zu tun? Und welche Aufgaben sind bereits abgeschlossen? Diese Fragen lassen sich in Trello mit einem Blick beantworten – auf so genannten Kanban-Boards: virtuellen Pinnwänden.
An die virtuellen Trello-Boards kann man Karten mit Aufgaben heften, diese mit einer Deadline versehen und einem Teammitglied zuweisen. Funktionen wie To-do-Listen, Dateianhänge und die Farbcodierung sorgen für noch mehr Übersicht.
Wie bei einem klassischen Kanban-Board werden die Karten bei Trello in Spalten einsortiert. Wer Kanban in Reinkultur nutzen will, nennt die Spalten „To do“, „Doing“ und „Done“; wer die Aufgaben eines Projekts lieber anders sortieren will, überlegt sich eine eigene Nomenklatur.
Trello funktioniert im Browser, es gibt aber auch Apps für Android und iOS.
Kosten: Eine Basisversion ist kostenlos, die Business-Variante mit erweiterten Sicherheitseinstellungen und Verwaltungsfunktionen kostet knapp 10 Euro pro Monat und Nutzer.
Für die Dateiablage: Nextcloud
Falls Sie keine VPN-gesicherten Zugänge zu Ihrem Firmennetzwerk haben, bzw. diese in akut eingerichteten Home-Offices (noch) nicht optimal funktionieren, ist ein gemeinsamer Zugriff auf bestimmte Dateien und Dokumente schwierig. Wo liegt die aktuelle Version, wer hat zuletzt daran gearbeitet? Cloudspeicher-Lösungen sind ein zentrales Werkzeug kollaborativ-digitaler Arbeit. Mit ihrer Hilfe haben alle jederzeit und von überall Zugriff auf wichtige Dateien. Die Kehrseite ist aber eben der Datenschutz, denn wo die Daten schlussendlich physisch wirklich liegen und wer auf sie zugreifen kann ist oft nicht wirklich eindeutig.
Die DSGVO-konforme Alternative heisst Nextcloud. Damit lässt sich eine firmeneigene Cloud auf dem Firmenserver einrichten. Dateien und auch gesamte Ordner kann man so sicher online ablegen und mit wenigen Klicks mit anderen Benutzern teilen.
Charmant: Im Nextcloud-eigenen App-Store lassen sich verschiedene Erweiterungen für die Cloud-Lösung herunterladen. Besonders nützlich ist die Erweiterung Onlyoffice, mit der sich Textdokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen direkt in Nextcloud erstellen und bearbeiten lassen. Auch ein gemeinsames Bearbeiten von Dateien ist möglich.
Nextcloud ist browserbasiert, daneben gibt es auch Apps für Android und iOS.
Kosten: Nextcloud ist gratis.
Fürs Brainstorming: MindMeister
Mindmaps sind eine bewährte Methode, um Ideen festzuhalten, zu strukturieren und zu visualisieren – alleine oder im Team. Auf diese Weise lassen sich beispielsweise Ergebnisse von Brainstormings festhalten, Projekte planen, Strategien entwickeln oder Präsentationen vorbereiten.
Mindmaps lassen sich auch online zeichnen, zum Beispiel mit MindMeister. Das Collaboration Tool ermöglicht es, Mindmaps zu teilen und in Echtzeit zusammen zu bearbeiten. Zudem kann man mit Mindmeister einzelnen Mitarbeitern Aufgaben zuweisen, Abgabetermine festlegen und Prioritäten setzen. Die Mindmap lässt sich mit Notizen, Bildern oder Videos bestücken.
MindMeister ist browserbasiert, zusätzlich gibt es auch Apps für Android- und iOS-Geräte.
Kosten: Wer mit mehreren Teammitgliedern arbeiten möchte, braucht die Pro-Version, die 8,25 Euro pro Nutzer und Monat kostet.
Für die Zeiterfassung: Timebutler
Arbeiten Ihre Mitarbeiter an verschiedenen Orten, kommt eine Stechuhr nicht in Frage. Eine Zeiterfassungs-Software wie Timebutler ist die Alternative – denn auch im Homeoffice gilt die Dokumentationspflicht der Arbeitszeiten.
Neben Stundenerfassung bietet Timebutler auch Funktionen für Urlaubsanträge, Überstundenverwaltung und die Dokumentation von Abwesenheiten. Die Software, entwickelt von einem deutschen Unternehmen, speichert die Daten DSGVO-konform.
Timebutler ist browserbasiert und verzichtet auf eine eigene App.
Kosten: Für einen Flatrate-Preis von 24 Euro pro Monat lassen sich bis zu 500 User verwalten.
Quelle: Britta Hesener, Angelika Unger (Impulse.de)
Erfahrungen, Eindrücke, Empfehlungen: Wir bieten Gelegenheit zu persönlichem Austausch zu Themen digitalen Arbeitens und Lernens. Bei ausreichender Anzahl von Anmeldungen erhalten Sie einen Terminvorschlag und wir eröffnen wir eine moderierte Webconferenz. Hier können Erfahrungen ausgetauscht, best practice-Beispiele geteilt und, bei Bedarf, Fragen zu weiterführenden Themen gestellt werden.
Bitte melden Sie sich über das Kontaktformular am Ende der Seite unverbindlich an und stellen Sie, falls Sie Fragen oder Themenwünsche haben, diese bitte gleich ebenfalls stichwortartig ein. Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme!
Die Agenda:
Zoom-Meeting beitreten
https://us04web.zoom.us/j/872492123?pwd=cFlxRUFUVUZHamJtZW9lT0pMSVNidz09
Meeting-ID: 872 492 123
Passwort: 519962