1. My home is my castle: Fühlen Sie sich in Ihrer Software zuhause!
Anfänglich manchmal ja ganz nett (siehe oben), im Wiederholungsfall aber meist ärgerlich und unprofessionell: Der Kampf mit der Technik. Nichts ist unangenehmer, als unvorhergesehene Ereignisse, die aus dem Konzept reißen: Die Präsentation ist verschwunden, Bild- und Tonaussetzer entstehen, das Video steht still, der Ton ist weg. Gut wenn Sie solche Probleme kennen und schnell reagieren können. Häufig ist der Fehler anwenderbedingt. Machen Sie mit „Ihrer“ Software ein ausführliches Training – am Besten in Form einer Probesession mit einem Kollegen (oder Ihrem Partner, Ihrer Partnerin) und spielen Sie verschiedene Szenarien durch. Wichtig: Lernen Sie die Funktion jedes Buttons, jedes Tools in Ihrer Software kennen.  Alternativ: Richten Sie Ihr Meeting als administriertes Treffen ein und holen Sie sich einen virtuellen Begleiter an Ihre Seite, der die technische Seite im Griff behält.

2. Meet and greet: Ein guter Start ist Gold wert
Gerade dann, wenn Thema, Hintergrund oder Zusammensetzung des Meetings Ihre Teilnehmer nicht zu Jubelstürmen hinreißen, ist ein motivierender Start essenziell. Falls die Beteiligten keine-, oder wenig Erfahrung in virtuellen Konferenzen haben, erläutern Sie zu Anfang kurz die Technik und die Möglichkeiten, die es gibt: Ton ein und aus, Chat, Meldemöglichkeiten, Freigabe des Bildschirms usw. Wenn Sie beabsichtigen, nach Ende der Konferenz Informationen nachzuliefern, eine Aufzeichnung bereitzustellen oder bei Bedarf ein weiteres Meeting einzuberufen, so teilen Sie das gleich hier zu Beginn mit. Vergessen Sie außerdem nicht, einen groben Fahrplan und den Zeitrahmen für das Meeting zu nennen. Ganz besonders wichtig: Benennen Sie das Ziel und das gewünschte Ergebnis des Treffens.

3. Wartezeit überbrücken
Die meisten Teilnehmer kommen bereits wenige Minuten vor Meeting-Beginn in die Konferenz. Viele Systeme beinhalten einen sogenannten „Warteraum“ in dem ankommende Teilnehmer gewissermaßen „geparkt“ werden. Das ermöglicht es dem Konferenz-Host abzuwarten bis alle (oder zumindest die meisten) Teilnehmer eingetroffen sind. Das Meeting startet, wenn alle Teilnehmer „eingetroffen“ sind und er Host den Konferenzraum öffnet. Für Teilnehmer, die frühzeitig und pünktlich eingetroffen sind, ist das nicht unbedingt optimal: Sie starren minutenlang auf einen inhaltslosen Bildschirm, vor allem dann, wenn sie technisch nicht so versiert sind sich zwischenzeitlich anderweitig zu beschäftigen wissen. Besser also, den Raum früher zu eröffnen um diese Wartezeit zu überbrücken. Es empfiehlt sich, kleine Gimmicks zu nutzen, die die Teilnehmer bei Laune halten. Das geht über die persönliche Begrüßung (per Chat oder VoIP), ein wenig Musik im Hintergrund, kleine Countdowns,  oder, noch besser, erste inhaltliche Vorbereitungen. So kann in dieser Zeit zum Beispiel mit einer digitalen Umfrage (spezielle Tools finden Sie im Netz) oder einer ersten offenen Frage zu den Erwartungen schon zum Thema geführt werden. Möglich ist das auch über ein „offenes Whiteboard“ das für alle ankommenden Teilnehmern frei geschaltet wird. Die Ergebnisse bleiben gespeichert und können später ggf. nochmals aufgerufen werden können. Zum Beispiel am Ende des Meetings in einem Review auf die Ergebnisse. Wenn Sie etwas allgemeiner einsteigen wollen und eine größere, noch unbekannte Gruppe im Meeting empfangen, kann zum Beispiel auch gefragt werden, aus welcher Stadt die Teilnehmer kommen. Gut geeignet dafür: Eine offene interaktive Landkarte auf die die Teilnehmer einen Pin für Ihren Standort „stecken“ können.
 

4. Nutzen Sie verschiedene Medien und Methoden
Die meisten Meeting laufen nach dem gleichen Prinzip ab: Es werden (oft lange) Powerpoint-Vorträge gehalten, anschließend gibt es bestenfalls eine Diskussionsrunde oder die Frage nach offenen Punkten. Erweitern Sie Darstellung und Diskussion. Nutzen Sie Ihre Webcam aktiv, halten Sie Dinge davor, zeigen Sie auch einmal ein Papier oder ein Produkt, oder drehen Sie die Cam und stellen sich für ein paar Minuten vor ein Flipchart oder ein Whiteboard im Hintergrund um dort etwas zu erläutern (bitte vorher testen). Geben Sie den Teilnehmern die Möglichkeit, an den von Ihnen gezeigten Inhalten (Präsentationen, Dokumenten etc) selbst aktiv zu werden. Schalten Sie Ihre Präsentation für Annotationen frei und ermöglichen Sie, dass Teilnehmer Texte, Hinweise, Ergänzungen zufügen. Integrieren Sie Whiteboards, um Sachverhalte live zu visualisieren. Auch wenn das, im Gegensatz zu vorbereiteten Präsentationen, nicht perfekt aussieht, unterstreicht es Natürlichkeit, den Live-Charakter der Präsentation und die Authentizität des Präsentators.
 

6. Werden Sie interaktiv!
Was für Präsenz-Meetings gilt, ist für virtuelle noch viel wichtiger: Beteiligung. Sie kennen das: Man trifft sich, ein wenig Small talk zu Beginn, dann beginnt die Präsentation und schon bald beginnen die ersten ihre Smartphones zu zücken, den Laptop zu öffnen, kurzum: sich mit  interessanterem zu beschäftigen. Auf Distanz, am heimischen Schreibtisch und unbebachtet steigt die Wahrscheinlichkeit solcher Ablenkung exponentiell. Schnell mal eine Mail beantworten, nebenbei das dringende Dokument zu Ende bearbeiten, ein wenig im Netz surfen- so lassen sich langweilige Netz-Meetings „gut überstehen“.
Als Moderator sollten Sie auf Effektivität und Sinnhaftigkeit eines Meetings achten und dies  so weit wie möglich auch untestützen. Dazu gibt es verschiedene Methoden: Stellen Sie vorab sicher, dass die richtigen Beteiligten eingeladen sind, dass alle wichtigen Informationen vorliegen und vorbereitet- und die Ziele des Meetings klar sind. „Holen Sie (wenn die Anzahl der Teilnehmer dies zulässt) jeden aktiv ins Gespräch. Fragen Sie gezielt einzelne nach ihrer Einschätzung, lassen Sie Teilnehmer (ggf auch nur kleine) Parts vorbereiten und präsentieren, machen Sie immer mal wieder ein Zwischenresümee in Form einer mündlichen Abfrage oder mit einem technischen Tool zur Abstimmung (bei größeren Gruppen zum Beispiel mit Mentimeter). Ebenfalls bietet sich an, die Teilnehmer zu Zwischenfragen zu bewegen – entweder über Abstimmungen (vorher ankündigen!) oder über Wortmeldungen via Headset.

7. Keine Überraschungen von außen
Ihr Screen ist Ihre Arbeitsplattform. In virtuellen Konferenzen wird er aber auch zum Meetingraum. Update- oder Mailbenachrichtigungen ploppen auf. Programme laufen im Hintergrund und verlangsamen das System- alles potentielle Quellen, die ein Meeting stören- und neben Erheiterung manchmal auch zu Unverständnis führen. Weg damit! Schließen Sie alle Programme, laden Sie nur das (vorab), was Sie im Meeting brauchen werden, packen Sie Dokumente, die vielleicht wichtig werden könnten schon einmal in einen Ordner auf den Sie schnell zugreifen können.

8. Halten Sie den Bildschirm sauber!
Ob vorab geplant oder spontan entschieden: Screensharing ist das essenzielle Element in Web-Meetings. Aber nichts ist peinlicher als ein freigegebener Bildschirm auf dem Firmeninterna oder Privates zu sehen ist. Ordner, Dokumente, Notizen, aber auch der Bildschirmhintergrund selbst, der gerne mal ein Familienfoto oder die Lieblingskarikatur des Besitzers zeigt. Diesem selbst ist das oft gar nicht mehr bewusst, externe „Besucher“ bekommen einen oft überraschend schnellen Einblick in privates oder vertrauliches! Machen Sie also „Klar Schiff“. Deaktivieren Sie auch die Lesezeichen-Leiste Ihres Browsers, schließen Sie offene Tabs an denen Sie vorher gerarbeitet haben und - wenn Sie mit sehr außergewöhnlichen Farb- oder Layouteinstellungen in Ihrem System arbeiten – stellen Sie auch diese vorher um. Ein Tipp: Die meisten Betriebssysteme verfügen über Profileinstellungen für die Anzeige.  Sie können also schnell zwischen verschiedenen Ansichten umstellen. Auch verschiedene Desktop-Ansichten sind wählbar. Zwei Klicks und Sie haben Sie einen weitgehend leeren Screen. Nach Ende des Meetings switchen Sie dann wieder auf Ihren gewohnten Arbeitsplatz inklusive aller Ordner und Dateien. Zum Schluss: Wenn Sie häufig virtuelle Meetings abhalten, bietet sich die Anschaffung eines zweiten Bildschirms an. Dieser ermöglicht Ihnen immer einen „sauberen Screen“ zu teilen.

9. Und hinten?
Vielleicht ist es Ihnen selbst schon aufgefallen: Der Hintergrund ist oft das Wichtigste. Nicht der des Inhalts, sondern der des Interiors. Wenn das Home zum Office wird, sind Einblicke ins Private Normalität. Mitunter offenbaren sie Erstaunliches über Kollegen und den Chef, oft lenken Sie aber auch nur ab oder irritieren. Checken Sie vor der Webkonferenz, was Ihre Teilnehmer – nicht zuletzt wenn es sich zum Beispiel um Kunden oder Geschäftspartner handelt – gleich über Sie „erfahren“ könnten indem Sie Ihren Webcam-Ausschnitt prüfen. Einige Videokonferenz-Programme bieten die Möglichkeit, einen virtuellen Hintergrund einzustellen, den realen Raumhintergrund also durch ein Bild (oder ein Video) zu ersetzen. Eine gute Möglichkeit die Raumatmosphäre digital zu verbessern, aber Vorsicht: Nicht jede vermeintliche Verschönerung ist eine Verbesserung. Geschmäcker sind bekanntlich verschieden und dass jeder Ihrer Meeting-Gäste die wedelnde Palme am Südseestrand hinter Ihnen attraktiv findet ist zu bezweifeln. Besser ist ein weitgehend neutraler Hintergrund. Im Netz finden Sie entsprechende Bilder.

10. Verzetteln Sie sich nicht!
Diskussionen und Wortbeiträge sind wunderbar. Planen Sie hierfür bewusst Timeslots ein und bleiben Sie hartnäckig, auch wenn auf Ihre Fragen hin vielleicht zunächst nicht viel zurückkommt. In virtuellen Meetings ist die Hürde zu einer Wortmeldung anfänglich immer höher. Führen Sie Dialoge, aber achten Sie auf die Dauer. Entweder binden Sie auch die anderen Teilnehmer mit ein oder begrenzen Sie das Gespräch: Niemand möchte sich ausschweifende Beiträge anhören, in denen die Protagonisten virtuell diskutieren.
 

11. Das Ende und der Anfang: Ein klarer Call-To-Action!
Das Meeting ist zu Ende- und nun? Lassen Sie Ihre Teilnehmer nicht darüber rätselraten. Fassen Sie die Ergebnisse noch einmal zusammen. Am besten anhand einer während des Meetings „mitgeführten“ Ergebnis- und To-do-Liste, die Sie zum Schluss noch einmal auflegen. Eindeutige Aufgaben, klare Entscheidungen und die Sammlung noch offener Punkte mit einer Perspektive, wann diese thematisiert werden, machen das Ergebnis „rund“. Wenn die Teilnehmerzahl es zulässt bietet sich zum Abschluss noch ein kurzes Feedback an: Eine Frage in die Runde über Zufriedenheit mit Verlauf, Inhalten und Ergebnis hilft, zukünftig Fehler oder Enttäuschungen zu vermeiden. Empfehlungen der Teilnehmer zu Verbesserungen können zum Start des nächsten Meetings in gleicher Runde gleich auch wiederholt und als Vorschlag zur Optimierung genutzt werden.

12. Gute Nachbereitung ist alles!
Vereinbaren Sie schon im Vorfeld und zu Beginn des Meetings, was danach geschieht. Wo werden welche Ergebnisse abgelegt, wer wird was verwalten oder fortführen. Vereinbaren und notieren Sie im Meeting bereits, in welcher Form Dokumente und Informationen geteilt oder weitergegeben werden. Stellen Sie Ergebnisse, Präsentationen und gemeinsam entwickelte Sheets zum Abruf bereit. Sollten Sie verhinderten Teilnehmern eine Aufzeichnung des Meetings zur Verfügung stellen wollen, bedenken Sie den zu veranschlagenden Zeitaufwand, den bedeutet, einen solchen Film anzusehen. Verringern Sie den Aufwand indem Sie mit der Aufzeichnung auch einen Hinweis geben, in welchen Kapiteln der Aufzeichnung (Timecode: Ab Minute…) wichtige Informationen zu finden sind.

1. Willkommen im Team: Achten Sie auf einen guten Start!Ein positiver Einstieg und die sinnvolle Hinführung zum Thema ist die halbe Miete.

2. Moderation und Entertainment: Halten Sie die Teilnehmer bei der Stange!
Überbrücken Sie Wartezeiten, schaffen Sie Interaktion, nutzen Sie Tools zur Meinungsabgabe

3. Medien und Methoden mischen: Nutzen sie das richtige Tool für das richtige Ergebnis!
Powerpoint-Präsentationen sind nicht alles. Skizzieren Sie auf einem digitalen oder realen Whiteboard, zeigen Sie Dinge vor der Kamera, schauen Sie gemeinsam einen Film,….

4. Interaktiv werden: Binden Sie Ihre Teilnehmer (ein)!
Digitale Settings bergen die Gefahr permanenter Ablenkung. Aktivieren Sie die Teilnehmer durch virtuelle Abstimmungen, Abfragen, gemeinsame Arbeit am Screen, puzzeln Sie mit ihnen,…

5. Sauber bleiben: Bieten Sie ihren Teilnehmern eine professionelle, aufgeräumte Atmosphäre.
Beim Screensharing wird Ihr Bildschirm zum Meetingraum. Halten Sie Desktop und Videohintergrund „sauber“ und sorgen Sie für störungsfreie Interaktion.

6. Nicht verzetteln: Dialog ist gut - zu ausführlicher Dialog ist nervtötend.
Suchen Sie die Interaktion mit den Teilnehmern Ihres Meetings, aber begrenzen Sie lange Dialoge.

7. Ende gut, alles gut:  Sichern Sie Ergebnisse und schließen Sie positiv.
Die Zusammenfassung soll schriftlich, übersichtlich und mit konkreten Aufgabenbeschreibungen erfolgen